Tutto ciò che avreste sempre voluto chiedere sul graphic recording. Con qualche consiglio utile

Una conversazione con Laura Bortoloni

Che cos’è il graphic recording? E la facilitazione grafica? Sono la stessa cosa?

Graphic recording e facilitazione grafica sono due discipline differenti.
Il graphic recording è un’attività orientata a facilitare la memorizzazione: mentre si fruisce di un contenuto, se in parallelo c’è anche l’appoggio di una schematizzazione visiva, probabilmente ci si ricorderà molto di più di quello che si ricorderebbe prendendo appunti.

La facilitazione grafica di fatto semplifica il lavoro di un team; esempi possono essere il codesign di un’interfaccia, un workshop di una giornata o un generico lavoro di gruppo. Avere un facilitatore, che porta a terra in tempo reale le idee che emergono man mano che il gruppo intraprende dei percorsi, aiuta nel visualizzare il progetto proprio mentre viene realizzato. Non è solo show o performance.

Che competenze ha il graphic recorder? E quali sono le sue attitudini?

Sicuramente, più si è abili a disegnare un lettering ordinato, più sarà leggibile quello che si scrive; più si hanno delle doti illustrative, più sarà facile disegnare qualcosa di sintetico. Però non è necessario essere degli eccellenti calligrafi o illustratori per fare questo lavoro, di certo ahimè, io non lo sono. L’obiettivo non è quello di costruire un’illustrazione espressiva, ma di costruire velocemente una schematizzazione chiara e pertinente.

La cosa più difficile è individuare lo schema visivo più calzante rispetto alla struttura argomentativa del discorso di chi parla. Tutte le altre competenze ruotano intorno a questa capacità, che è fondamentale. Non è detto che tu sappia esattamente di cosa si sta per parlare; se lo sai non è detto che l’oratore non cambi idea, adattandosi magari alla platea o al discorso di chi è intervenuto prima.

Bisogna crearsi uno schema mentale di quello che viene detto e, contemporaneamente, essere sempre pronti a cambiarlo. Sapendo ovviamente che una volta che si è tracciato un segno, per quanto si possa aggiustare il tiro, è sulla tavola. Non tutto è magico: per questioni di velocità, si tende purtroppo a sfruttare dei cliché rappresentativi molto triti. È necessario costruirsi un proprio lessico, lo sforzo è proprio quello di cercare la metafora visiva più giusta, l’immagine che possa fissarsi nella memoria di chi vede.

Quanto di questo lavoro è metodo e quanto è improvvisazione?

Per mia indole soffro quando c’è da improvvisare e cerco di preparami il più possibile. Se devo fare da graphic recorder per un convegno di neuroscienze (come mi è capitato), cerco di studiare prima, chiedendo le slide dei relatori. Sarebbe da folli improvvisare, però è vero che nessuno chiede al graphic recorder di essere un neuroscienziato. Il punto è capire i passaggi logici e dare visualizzazione a quelli.

Chi parla può essersi preparato un discorso, però magari ha un’intuizione e segue quella. Dal pubblico invece può venire fuori una domanda e sei chiamato a tenerne traccia: lì per forza devi improvvisare. È una cosa faticosa: si tratta di quattro ore, o magari otto, in cui non può sfuggirti nemmeno una parola…

Il metodo ci deve essere e bisogna allenarsi, anche solamente per scrivere su una lavagna cancellabile con un determinato marker. Meno vuoi che saltino fuori dei cliché visivi, più devi prepararti.

Quando fai graphic recording da dove cominci? Non hai paura di perderti delle informazioni utili?

Ho frequentato un workshop con Housatonic, bravissimi, e cerco di seguire i loro consigli sulla gestione dello spazio, evitando di fare l’ingenuità di iniziare a riempire la tavola dall’angolo in alto a sinistra. Bisogna tenersi più porte aperte possibili, e non avere paura di perdersi dei pezzi.

Mi è capitato di perdermi delle parti del discorso, di sbagliare a scrivere il nome degli oratori… o magari di infilare un refuso proprio mentre mi inquadrava la telecamera… Personalmente tengo di fianco alla tavola un foglio su cui appunto delle cose a matita: se non faccio in tempo a scrivere subito le recupero dopo. Un’altra cosa da evitare è di voler disegnare tutto.

Scrivere tutto è impossibile, non si sta stenografando e non è nemmeno utile. La tentazione di tenere traccia di tutto è forte, ma sei chiamato a fare sintesi. È un po’ come quando si sottolinea un libro: si deve intuire velocemente qual è il concetto importante. Piuttosto è meglio aspettare qualche istante senza disegnare niente, finché non si è capito qual è il punto. Bisogna essere veloci nel tracciarlo e nel passare poi a un’altra cosa.

Ti è mai successo di avere delle difficoltà?

La situazione più difficile da gestire è stata quando ero ad un evento con relatori che parlavano in italiano, in inglese e in spagnolo. Ero in una sala lontana dal palco e quindi non potevo vederli in faccia. (Delle volte ti chiedono di metterti lontano da chi parla, dipende dalla regia dell’evento. Altre volte ti ritrovi a lavorare con persone che hanno una visione super performativa dell’evento, sei quindi anche tu protagonista sul palco).

In ogni caso, in quell’evento specifico avevo le cuffie con la traduzione in italiano, quando a un certo punto mi sono resa conto che il traduttore stava facendo molti errori. Sono andata in confusione. Ho pensato: “e adesso cosa seguo? Seguo l’inglese e mi tolgo le cuffie e lo faccio in lingua? Oppure seguo il traduttore che sta prendendo fischi per fiaschi?”. Dovevo decidere velocemente, con un orecchio sentivo l’inglese e con l’altro la traduzione sbagliata in cuffia, non capivo più nulla. Alla fine mi sono tolta le cuffie!

Un’altra situazione difficile è stata nel facilitare un workshop a Lisbona. Era un workshop fintech in cui degli operatori finanziari di varie nazioni discutevano su come applicare un regolamento legato alla security nel finance, c’era una barriera di competenza, lì è stato difficile.

Su Fluentify avevo trovato un tutor inglese che prima di andare in pensione aveva lavorato nella finanza. Gli avevo chiesto di darmi una consulenza sul lessico dei derivati, sul rischio di frode, le regole del banking digitale, una cosa veramente difficile…

Come si diventa un graphic recorder? Qual è stato il tuo percorso?

In passato molti professionisti erano legati alla scena del fumetto. Poi il graphic recording è diventato un trend, per cui in molti hanno iniziato a incuriosirsi e ad approcciare questo nuovo mestiere. Ho visto che adesso alcune università (come ad esempio l’ISIA di Urbino, che anche io ho frequentato) propongono dei laboratori agli studenti, oppure fanno loro facilitare gli stessi lavori di gruppo.

Mi pare che la scuola in generale stia modificando sensibilità riguardo questa nuova professione. Magari non esiste il graphic recording come disciplina codificata, però si inzia a fare qualcosa in questo senso. È un bell’esercizio, al di là che uno studente possa diventare o no un facilitatore grafico di mestiere. Ti allena a una modalità dell’ascolto molto attenta alla struttura di un discorso.

Io personalmente mi ci sono trovata perché Giorgio (Soffiato), di Marketing Arena ha voluto che partecipassi a un evento, senza che l’avessi mai fatto prima. Poi da cosa è nata cosa, ma di fatto non ero andata a cercarmela: tuttora ho la certezza di non essere una disegnatrice, e che la qualità del mio segno grafico non sia ancora all’altezza di quello di tanti altri miei colleghi.

Però mi sono resa conto in fretta che la capacità di comprendere la struttura del discorso mi appartiene; l’abilità di costruire uno schema logico di quello che ascolto, penso sia una delle mie doti principali. Viceversa la debolezza dal punto di vista grafico e formale, è un punto su cui tuttora mi alleno, ma so di non essere all’altezza di altri facilitatori. Ho iniziato a studiare, a faticare; sono migliorata ma non quanto vorrei. È così che è andata per me.

Il pubblico cosa ne pensa?

L’80% del pubblico va a casa contento di essersi fatto un selfie accanto ad un disegno; delle volte non faccio in tempo a togliere il pennarello dalla tavola, che già mi si accalcano intorno decine di persone che vogliono fare un video o una foto. Credo che in questo momento storico ci siano contemporaneamente un distacco e una fascinazione verso le abilità manuali, perciò anche solo vedere qualcuno che disegna benino può sembrare un piccolo evento. Un po’ come la fascinazione per i reality di cucina, nel vedere qualcuno che affetta le zucchine con fare professionale… La dimensione della performance c’è, è qualcosa di inevitabile.

Mi metto nei panni del pubblico: ripensando a quando ho visto delle conferenze facilitate con dei graphic recorder molto bravi, a distanza di anni mi sono rimasti in mente dei dettagli, delle piccole schematizzazioni di concetti. Auspico che succeda questo, ecco.

Tre consigli per il giovane graphic recorder?

Il primo consiglio — che è poi la cosa che sbaglio io — , è di non pretendere di scrivere tutto. Non farsi sedurre dalla sensazione del fear of missing out, per cui è meglio essere concentrati e non farsi distrarre dal dover scrivere qualsiasi cosa.

Il secondo consiglio è di cercare di gestire al meglio lo spazio, pur non sapendo cosa andrai a metterci dentro. Questa è una cosa per cui si migliora solo praticando tanto.

Il terzo consiglio è di non entrare in un proprio mondo mentale ma rimanere consapevoli di quello ti che sta succedendo. A me una volta è capitato che mi citassero mentre parlavano, ma ero talmente concentrata sul mio disegno che neanche mi ero accorta che mi stavano ringraziando pubblicamente. Io ero ancora lì che disegnavo… Quindi mai perdere consapevolezza della propria identità e dello spazio in cui si è: restare vigili e presenti!

Grazie a Laura Bortoloni